Tipps für die Software-Auswahl
Die richtige Software garantiert noch keinen Projekterfolg. Die falsche Software kann das Projektleben allerdings massiv erschweren und verhindert dann womöglich die erfolgreiche Einführung.
In unseren Einführungsprojekten erleben wir immer wieder, wie wichtig bestimmte Erfolgsfaktoren sind. Die nachfolgende Checkliste hilft Ihnen, die wichtigsten davon bei der Software-Auswahl im Blick zu haben.
Veränderung beginnt mit der Standortbestimmung
Zu Beginn des Auswahl- und Einführungsprojekts steht die Standortbestimmung. Was ist in puncto Projektmanagement bereits vorhanden? Wie werden Prozesse und Regeln gelebt? Binden Sie Ihre Stakeholder ein und setzen Sie so zugleich ein Startsignal für die kommenden Änderungen.
Voraussetzungen prüfen
Für eine Softwareunterstützung muss etwas da sein, das unterstützt wird. Sie möchten eine Software für das Ressourcenmanagement einführen? Wer verfügt über die Ressourcen? Wie stimmen sich Projekte und Fachabteilungen ab? Wie verbindlich sind Ressourcenzusagen? Kurz: Sind die Voraussetzungen gegeben, um bestimmte Softwarefunktionen in Betrieb nehmen zu können? Was ist ggf. noch zu tun?
Ein klares Bild der Zukunft malen
Erarbeiten Sie mit Ihren Stakeholdern ein klares Bild davon, wie das Projektmanagement mit der neuen Software aussehen wird. Genaue Features sind gar nicht so wichtig - doch wofür und wie wird die Software später genutzt werden? Und vor allem: Welchen Nutzen bringt die Einführung? Dies liefert Ihren Kompass für die komplette Einführung.
Prozesse über Features stellen
Sprechen Sie mit Ihren Stakeholdern darüber, wie sie in den Projekten arbeiten (werden). Bleiben Sie dabei, Methoden und Prozesse zu diskutieren. Dort kennen sich Ihre Stakeholder aus. Welche technischen Features es dafür braucht, klären Sie später im kleinen Kreis.
Nachvollziehbare, priorisierte Anforderungen
Dokumentieren Sie für alle technischen Anforderungen, woher diese kommen. Wer hat sie eingebracht, welchen Prozess oder welche Methode sollen sie unterstützen? Priorisieren Sie die Anforderungen, bevor Sie sich Produkte anschauen.
Richtig ausschreiben
Reduzieren Sie den Aufwand für alle Beteiligten. Essentielle Anforderungen klären Sie am besten in kurzen Webcasts mit den Anbietern vorab. Die Ausschreibung umfasst die wesentlichen Kriterien - aber nicht alle. Anforderungen, bei denen das „Wie” wichtiger als das „Ob” ist, prüfen Sie am besten in den Teststellungen. Das gleiche gilt für politische Anforderungen, also Features, die vermutlich sowieso jeder Anbieter abdeckt, die aber einem Stakeholder sehr wichtig waren. Ausschreibungen mit 200 Anforderungen helfen niemandem.
Klar strukturierte Anbieterpräsentationen für alle
Sorgen Sie für ein Drehbuch, nach dem alle Anbieterpräsentationen ablaufen. In diesem beschreiben Sie typische Anwendungsfälle für die spätere Software-Nutzung. So bekommen Sie vergleichbare Präsentationen in denen das gezeigt wird, was Sie interessiert. Sammeln Sie systematisch Feedback von allen anwesenden Stakeholdern.
Wirklich testen - nicht nur installieren
Stellen Sie sicher, dass möglichst viele zukünftige Anwender während der Teststellung aktiv mit der Software arbeiten. Gegen ausufernde Teststellungen oder sporadisches Herumgeklicke hilft ein klares Testprogramm mit guter Moderation.
Dem Feature-Sog widerstehen
Trennen Sie klar, welche Features Ihre Stakeholder aus eigenem Antrieb einbrachten und was ihnen bei Präsentationen aufgefallen ist. Wenn jedes Wunsch-Feature nachvollziehbar auf einen konkreten Anwendungsfall zurückgeführt werden kann, behalten Sie stets den Überblick über die wirklich wichtigen Anforderungen.