Erfolgreich Software einführen Schritt für Schritt

Jede Organisation ist anders, jede Software sowieso. Dennoch sind wir überzeugt, dass ein klares Vorgehensmodell jedem Auswahl- und Einführungsprojekt gut zu Gesicht steht.

Unser Vorgehensmodell für die Softwareeinführung unterteilen wir in vier Phasen: Anforderungs-, Auswahl-, Einführung- und Etablierungsphase.

Vorgehensmodell Software Einführung

Die Softwareauswahl ist nur ein Teil der erfolgreichen Software-Einführung. Setzen Sie breiter an, damit die neue Software die Projekte-Landschaft und die Anwender optimal unterstützt. Wie ausgeprägt die einzelnen Phasen sind, hängt auch entscheidend vom PM-Reifegrad Ihrer Organisation ab.

Anforderungsphase

In dieser Phase legen Sie die Grundlagen: Klären Sie die Voraussetzungen für die Software-Einführung, insbesondere den erwarteten Nutzen. In Anforderungsworkshops sammeln Sie die fachlichen Anforderungen, die Sie später in technische Anforderungen übersetzen. Falls erforderlich, kann hier an Methoden, Prozessen oder organisatorischen Punkten angesetzt werden, die vor der Auswahl geklärt werden sollten. Schließlich endet diese Phase mit einer klar beschriebenen, abgestimmten und priorisierten Anforderungsdefinition.

Auswahlphase

Die per Marktrecherche oder Marktstudie gefundenen Produkte können häufig anhand der Schlüssel-Anforderungen vorgefiltert werden. Nach der Ausschreibung und den Anbieterpräsentationen verbleiben in der Regel ein oder zwei Kandidaten, die in ausführlicheren Teststellungen von allen Stakeholdern unter die Lupe genommen werden. Sind auch Lizenzkosten, SLA, etc. geklärt, steht einer fundierten Auswahlentscheidung nichts im Weg.

Einführungsphase

Mit der Auswahl einer passenden Software ist eine notwendige aber nicht allein ausreichende Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung geschaffen. Ein Big-Bang ist meist nicht sinnvoll. Die Einführungsplanung und die richtie Wahl der Pilotprojekte ist daher wichtig. Nach und nach nehmen Sie die Software in Betrieb und nutzen die einzelnen Roll-Out-Schritte für eine kritische Evaluation und etwaige Anpassungen. Mit dem Ende der Einführung wird das Auswahl- und Einführungsprojekt beendet und das Projektteam offiziell entlastet.

Etablierungsphase

Damit die Software kontinuierlich genutzt wird, sammelt das PMO Feedback und “entgratet” die neuen Prozesse und Werkzeuge. Die neue Lösung wird dabei an dem eingangs geforderten Nutzen gemessen. Gerade in der ersten Zeit ist der Bedarf nach Trainings und vor allem auch Unterstützung im laufenden Betrieb hoch.

Eine neue Software ändert vieles: Abläufe, Informationswege, Möglichkeiten der Einflussnahme. Alle vorstehenden Phasen müssen unter dem Aspekt des Veränderungsmanagements gesteuert werden. Dazu gehören beispielsweise diskursive Ansätze bei der Anforderungserhebung, eine transparente und nachvollziehbare Auswahl sowie - im Rahmen der Möglichkeiten - die möglichst hohe Flexibilität bei der Einführung. Dieser Aspekt ist daher keinesfalls ein Randthema, er sollte jedem einzelnen Schritt des Einführungsprojekts innewohnen. Nur so passen Mensch, Methode und Technologie am Ende zusammen.

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