Tipps für die Software-Einführung

Herzlichen Glückwunsch - Sie haben Ihre Projektmanagement-Software gefunden? Dann ist der erste Schritt zur erfolgreichen Nutzung geschafft. Worauf sollten Sie nun achten?

Hier finden Sie unsere Tipps für die Software-Einführung. Es sind die Top-7 aus einer kurzen Umfrage in mehreren Einführungsprojekten:

Sie brauchen ein PMO!

Nennen dürfen Sie es, wie Sie möchten - doch PM-Software braucht jemanden, der sich um sie kümmert. Den Server hält die IT am Laufen, die fachliche Administration und die kontinuierliche Verbesserung erfordern Kapazitäten, die kein Mitarbeiter “nebenbei nach Feierabend” leisten kann.

Eine zentrale Anlaufstelle bieten

Schaffen Sie einen gut erreichbaren Ansprechpartner für alle Fragen rund um die neue Software. Ob Fragen zur Bedienung oder zum dahinter stehenden PM-Konzept: Jedem Anwender sollte klar sein, wer helfen kann oder die Anfrage zumindest weiterleitet. So erleichtern Sie Ihren Anwendern die Arbeit, erhöhen die Akzeptanz und sammeln zentral Wissen und Erfahrung. Wo nötig, eskalieren Sie Anfragen an den Hersteller.

Geeignete Pilotprojekte wählen

Investieren Sie Zeit in die Wahl der geeigneten Pilotprojekte: Nicht zu klein, damit die Software umfänglich genutzt wird. Nicht zu komplex oder mit zu viel Zeitdruck, damit Zeit bleibt, sich in die neue Software einzuarbeiten. Idealerweise mit offenen Anwendern.

Funktionsumfang und Anwenderzahl langsam erhöhen

Beginnen Sie mit den wichtigsten Funktionen und wenigen Anwendern, etwa einer bestimmten Abteilung. Nach und nach nehmen Sie neue Anwendergruppen hinzu und schalten neue Funktonen frei. Dadurch kann sich das Einführungsteam zu Beginn auf die neuen Nutzer konzentrieren und hat Zeit, diese bei unweigerlich auftretenden Kinderkrankheiten und offenen Fragen zu unterstützen. Ein „Big-Bang” ist nur in wenigen Ausnahmefällen ratsam.

Klare Meilensteine planen

Planen Sie zu Beginn die Meilensteine der Einführung mit klaren Kriterien: Was muss für den Meilenstein erreicht sein? Auch wenn es schwer fällt - Meilensteine werden in erster Linie durch solche Kriterien definiert, erst an zweiter Stelle steht der Termin.

Laufender Austausch, nachsteuern

Etablieren Sie einen systematischen Austausch zwischen den Anwendern. Regelmäßige Feedbacks, runde Tische - solche Instrumente bieten die Möglichkeit, permanent den Nutzen der Software im Blick zu behalten, eventuell nachzusteuern und so die Akzeptanz zu gewährleisten.

Auch dem Sog widerstehen

Wenn die sorgfältig geplante und gesteuerte Einführung ein Erfolg ist, werden weitere Anwendergruppen die offensichtlich so nützliche Software verwenden wollen. Bestehende Anwender möchten vielleicht zusätzliche Funktionen direkt in Betrieb nehmen. Geben Sie dem wenn möglich nach, doch vermeiden Sie nächste Schritte, wenn das System dafür noch nicht bereit scheint oder die Support-Kapazität nicht ausreicht.

Auf die Entscheider achten

Behalten Sie auch in der Einführung Ihre Entscheider im Blick. Messen und berichten Sie den erreichten Nutzen der Software – und fordern Sie im Gegenzug die aktive Nutzung der Daten durch die Entscheider ein. Solange an der Software vorbei entschieden wird, bleibt sie sonst für viele Anwender ein Spielzeug.

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